DSO et relances : agir avant que l’impayé ne s’installe

Une facture échue n’est pas toujours le signe d’un client qui refuse de payer. Elle peut être bloquée par une référence manquante, un mauvais destinataire ou un circuit de validation inconnu.

Commencer par mesurer le DSO

Le DSO exprime le délai moyen entre facturation et encaissement. Une méthode courante rapporte les créances clients au chiffre d’affaires de la période, puis multiplie par le nombre de jours : DSO = créances clients / chiffre d’affaires × nombre de jours.

La page Calcul du DSO de Salesback recommande de conserver une base cohérente et d’observer une période glissante. La valeur doit surtout être comparée aux délais négociés.

Prévenir le retard dès la commande

Avant émission, l’ADV vérifie la raison sociale, l’adresse de facturation, la référence de commande, le contact comptable, la date d’échéance et la cohérence entre commande, livraison et facture.

Installer un calendrier proportionné

La méthode de relance proposée par Salesback combine prévention et progression : vérifier la réception avant l’échéance, envoyer un rappel neutre juste après, appeler puis confirmer l’engagement, et formaliser la demande si le retard persiste.

Chaque contact doit rappeler le numéro de facture, le montant, l’échéance et le document utile. La fermeté vient de la précision et de la régularité.

Distinguer oubli, litige et risque

Un oubli se règle par un rappel. Un litige exige une action interne. Un risque de solvabilité doit être remonté à la direction selon une règle connue. Cette qualification évite les relances automatiques inadaptées.

Préparer la facturation électronique

Le guide Salesback sur la facturation électronique rappelle qu’un PDF envoyé par email ne constitue pas, à lui seul, une facture électronique au sens de la réforme. Calendrier et obligations doivent être confirmés sur les sources officielles et avec l’expert-comptable.

Pour l’ADV, la priorité reste stable : nettoyer le référentiel client, harmoniser les conditions, documenter le traitement des rejets et désigner un responsable.

Transformer l’indicateur en action

Chaque mois, rapprochez le DSO du délai d’émission, du taux de factures corrigées et du respect du calendrier de relance. Une amélioration durable vient d’un processus tenu toutes les semaines, avec des factures justes et des responsabilités claires.